ビジネスパーソンにとって欠かせない名刺。丁寧にファイリングをして管理していても、なかなか整理する時間を取れずに名刺がたまると、管理が面倒になりがちです。また、相手の連絡先を調べようと思っても、必要な時に手元にファイルがなくて不便に感じたことはないでしょうか。
そこで本記事では、スマホに名刺データを取り込める、名刺管理アプリ4本を比較して紹介します。
名刺管理アプリのメリット
名刺をファイリングのようなアナログの方法で管理していると、数が増えるほど管理が億劫に感じることも少なくありません。また、特定の相手の電話番号やメールアドレスなどを調べたいと思っても、どのファイルのどこに保管したか分からず苦労しがちです。
名刺管理アプリを使えば、データとして名刺の情報を取り込めるので枚数が増えても保存や整理に苦労しません。無料で利用できるサービスが多いので、気軽に始められます。
アプリ上で会社名や人物名を検索すれば、電話番号やメールアドレスを素早く調べられるのも魅力です。アプリによっては、社内で名刺情報を共有できたり、転職や異動の際の引き継ぎも簡単できるものもあります。
名刺のデータは基本的にスマホで管理するため、いつでもどこでも確認できるのも利点です。
名刺管理アプリの仕組み
名刺管理アプリが名刺のデータを読み取る仕組みについて、かんたんに解説します。
名刺の情報をデータ化する方法
アプリに名刺のデータを取り込むために、まずはスマホのカメラで名刺を撮影します。撮った画像から情報をテキストデータに変換するには、自動で文字を読み取ってテキストデータにする「OCR機能を使った自動入力」と「オペレーター（専門のスタッフ）による入力」の2種類があります。
アプリによって、どちらか一方だけに対応しているものもあれば、併用しているものもあるので、事前にチェックしておくと良いでしょう。
OCR機能のメリット・デメリット
OCR機能は、名刺のデータ化に時間がかからないため、多くの名刺をサクサク取り込めるのがメリットです。一方で、自動変換されたテキストが間違っている場合もあるので、手入力での修正が必要になることもあります。
オペレーターによる入力のメリット・デメリット
オペレーターによる入力では、ユーザーが撮影した名刺画像をサーバーに送ると、専門のスタッフが手入力で名刺の情報をテキスト化してくれます。データ入力のミスはほぼないので、テキスト化の精度を重視したい人にはおすすめです。
しかし、データの反映までに時間がかかったり、サービスの利用に別途費用がかかったりするケースもあるので注意が必要です。
データの保存先
名刺から取り込んだデータの保存先は、端末本体とクラウドの2種類があります。
端末本体にデータを保存する
セキュリティの観点から名刺データを外部に保存したくない人や、オフライン時でも名刺データを閲覧できるようにしたい人におすすめです。ただし、名刺のデータがたまると端末のストレージを圧迫します。
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クラウドにデータを保存する
クラウド上に名刺データを保存すれば、端末に保存するデータ容量を浮かせられます。また、仕事仲間や、自分が利用している他のデバイスと名刺データを共有したい人におすすめです。クラウドに名刺データを保存するときは、安定した通信環境のもとでおこないましょう。
おすすめ名刺管理アプリ4選
今回紹介する4つのアプリの特徴を一覧表でまとめてみました。以下のアプリごとの解説と合わせてアプリ選びに活用してみてください。
| アプリ名 | 特徴 | 保存方法 | 複数枚同時撮影機能 | 連続撮影機能 | QRコードで名刺交換 | アプリ内地図表示 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Eight | ステータス更新があるとユーザーに通知がくる | クラウド | ○（最大4枚） | ○ | ○ | ✕ |
| CamCard | 16カ国語に対応。名刺レーダーで名刺交換ができる | クラウド | ○ | ○ | ○ | ○ |
| Wantedly People | 同時に最大10枚の名刺を読み込める。PC版との連携も可能 | クラウド／端末 | ○（最大10枚） | ✕ | ✕ | ✕ |
| myBridge | 共有名刺帳機能。LINEで名刺の共有ができる | クラウド | ✕ | ○ | ✕ | ○ |
名刺のステータス更新を通知してくれる「Eight」
左:カメラボタンでカメラを起動中:複数枚を撮影する場合右:1枚ずつ撮影する場合
クラウドタイプの名刺管理アプリです。アプリを開き、カメラのマークをタップするアプリ内のカメラが立ち上がるので、名刺を撮影すればOKです。
このアプリでは、最大4枚同時に撮影することができます。また、1枚ずつ連続で撮影したり、両面を撮ったりする機能も搭載しているので、お好みで撮影方法を選んでください。
左:［名刺を登録］をタップ中:「連絡先」一覧画面右:読み取った名刺の画面
［名刺を登録］をタップすると、「連絡先」に名刺が登録され、一覧で確認することができます。
うまく読み取れなかった場合は「データ補正中です」という表示がされ、後ほどスタッフによる手入力で修正されます。スタッフへ送られるデータは暗号化されているため、セキュリティ面も安心して利用可能です。
QRコードの読み取りでも名刺交換ができる
また、お互いに登録している相手とメッセージを送りあったり、QRコードを使ってオンライン名刺を公開したりすることも可能です。
シェアナンバーワンのアプリなだけあって、利用しているユーザーが多いため、名刺交換した相手が同じEightを利用していて繋がれるというケースも少なくありません。転職や昇進をした際などに自分の名刺情報をアップデートすると、つながっている相手にもステータス更新の通知が来るのもEightの魅力です。
16カ国語での名刺読み取りに対応「CamCard」
最先端のOCR光学文字認識機能を搭載しており、日本語をはじめ、英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語など、計16カ国語に対応しています。特に、外資系の企業や、海外のビジネスパーソンとの付き合いが多い人におすすめのアプリです。
左:ホーム画面のカメラボタンをタップ右:複数枚の撮影画面
アプリを開いたら、カメラのマークをタップして名刺を撮影します。こちらも、1枚ずつ連続で撮影する機能と、複数の名刺を一度に撮影する機能があるので、好みに合わせて選んでください。
左:自分のQRコードを表示右:「名刺レーダー」で近くの人と名刺交換ができる
また、自分のQRコードを表示したり、相手のQRコードを読み取って名刺交換をすることも可能です。また、「名刺レーダー」というユニークな機能を搭載しており、CamCardを利用しているユーザーにレーダーをオンにしてもらえば、そのレーダーを感知して近くにいる人物と名刺交換ができます。
左:撮影が終わったら［すべて保存］右:登録した名刺の画面
名刺の撮影が完了したら［すべて保存］をタップ。すると、瞬時に名刺が登録されます。精度はそこそこといった感じで、若干間違っている部分もありますが、手入力で修正することができます。
データの保存は、端末・クラウド両方に対応。撮影した名刺にはテキストや画像などを添付できます。また、相手の会社の地図表示などの機能も搭載しています。さらに、登録した名刺データはSaleforceやGoogleコンタクト、Outlookコンタクトに同期・保存ができるだけでなく、メールやTwitter、LINEなどでデータを共有することも可能です。
最大10枚の同時読み取りができる「Wantedly People」
10枚の名刺を1度に撮影して登録ができるのが特徴のアプリです。また、端末に情報が保存されるため、オフラインでも名刺データの閲覧が可能です。
左:ホーム画面の［○］ボタンから撮影右:名刺の上に紫色の円が表示されたら撮影
アプリのトップ画面にある［○］ボタンをタップすると撮影ができるようになります。撮影する際は、きちんと読み込めるように紫色の「〇」のマークが名刺上に表示されるのを待ってからシャッターボタンをタップするのがコツ。シャッターボタンを押すと自動的にデータが取り込まれ、一覧表示で確認できます。
左:読み取った名刺の一覧右:読み取った名刺の画面
ただし、読み込みが上手くいかない場合もあります。その場合は「タップして直接入力」と表示されるので、手入力で修正しましょう。
登録が完了した名刺情報から電話番号やメールアドレスをタップするだけで、それぞれのアプリが開いて相手と連絡が取れます。
案件ごとに名刺の共有ができる「myBridge」
LINEが提供している名刺管理アプリで、ほとんどの機能が無料使用できるのが特徴です。利用するにはLINEと連携する必要がありますが、「友だち」に情報が公開されたり、勝手につながったりはしないので安心してください。
左:ホーム画面のカメラボタンから撮影中:名刺の形を選択して撮影する右:良ければ［確認］をタップ
まず、アプリを開くと右下にカメラのマークがあるので、タップします。上のタブで名刺の形を縦型か横型か選んで連続で撮っていきます。複数撮影はできず、1枚1枚撮影していくスタイルです。裏面がある場合は［裏面を追加］をタップして撮影し、良ければ［確認］をタップして次の名刺を撮影していきます。
左:名刺を撮り終えたら［撮影完了］を読み込み右:登録完了画面
一通り撮影が終わったら、画面右の［撮影完了］をタップして、読み込みます。しばらくすると完了画面が表示されますが、データが反映されるには少々時間が必要です。myBridgeは、文字認識と専属のスタッフの手入力によって正確にデータ化されます。
左:登録した名刺の一覧右:会社の位置が地図で確認可能
少し待っていると名刺がデータ化されました。こちらも精度は上々で、会社の住所を地図で確認できるのが嬉しいポイントです。名刺のデータは、LINEはもちろん、メールやメッセージなどで共有ができます。
左:「共有名刺帳」では案件ごとに名刺の共有が可能右:「共有名刺帳」で共有している名刺一覧
myBridge のユニークな機能に、「共有名刺帳」というものがあります。「共有名刺帳」は、登録した名刺を任意のメンバーと共有して一緒に管理できる機能で、メンバーや名刺の登録枚数は無制限に管理できます。営業先や案件ごとに名刺を管理し、シェアしたいときなどに便利な機能です。
名刺は、アプリ内に保存してあるデータからインポートすることで追加できます。メンバーは、LINEやメッセージ、招待リンクなどから招待することが可能です。
まとめ
どの名刺管理アプリも精度がよく、瞬時にデータ化され便利に使えます。複数の名刺を取り込める、多言語に対応している、共有で名刺が管理できるなど、それぞれのアプリには特色があるので、「この機能を使いたい」という理由で選ぶのが良いでしょう。どのアプリもデザインがシンプルで見やすいので、快適に使えるはずです。
構成・文：吉成早紀
編集：アプリオ編集部