Gmail「アーカイブ」機能の使い方──非表示・復活・解除まで(iPhone/Android/PC)

Gmail「アーカイブ機能」の使い方──非表示・復活・解除まで(iPhone/Android/PC)

Googleが提供するメールサービス「Gmail」。PCはもちろん、AndroidスマホでもiPhoneでも快適に利用できて、多くのユーザーが日常的にアクセスしているサービス(アプリ)でもあります。

しかし、日常的に使えば使うほど、古いメールが受信トレイに溜まり続けます。そんな時に役立つのが「アーカイブ」機能です。

そこで今回は、Gmailのアーカイブ機能について、その基本知識と基本的な使い方を解説します。

アーカイブとは

自動振り分け設定でフィルタを作成し、受信トレイをスキップしたり、迷惑メールにしたりするなどの設定をおこなわない限り、Gmailの受信トレイには受信したメールが表示されます(受信トレイのなかでメインやソーシャル、プロモーションなどにメールが分類された場合は、いずれかのタブで確認することができます)。

メールを削除すると後で必要になったときに困るけれど、受信したメールを整理したい、読み終えたメールは受信トレイの一覧では非表示にしたい。そんなときに役立つのが、アーカイブ機能です。

アーカイブでメールを非表示にする方法

アーカイブのやり方は簡単です。

iphone/Androidの場合

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左:iPhone版、右:Android版

iPhoneの場合は、メールの一覧画面で左から右へスワイプするだけです。

Androidスマホの場合は、左右どちらかにスワイプすればアーカイブ完了です。

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複数のメールを一括でアーカイブすることも可能です。やり方は、メールの一覧画面でアーカーブしたいメールを少し長めにタップしてチェックマークをつけていき、最後に画面上にあるアーカイブのボタンを押すだけです(iPhoneとAndroid共通)。

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ほかにも個別にメールを開き、画面上部にあるアーカイブのボタンをタップする方法もあります(iPhoneとAndroid共通)。

PCの場合

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PCの場合は、メールの一覧画面でチェックボックスをマークしてアーカイブのアイコンを押してください。

Gmail「アーカイブ機能」の使い方──非表示・復活・解除まで(iPhone/Android/PC)

また、個別にメールを開いてアーカイブのアイコンを押すことでもアーカイブができます。

アーカイブで消えたメールを表示させる方法

アーカイブ化したメールは受信トレイの表示から消えますが、削除とは違ってGmailから消されることはありません。検索すれば、アーカイブ化したメールを見つけることができます。

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左:iPhone版、右:Android版

また、「すべてのメール」を開くと、アーカイブしていないメールと一緒にアーカイブ化したメールも表示されます。

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アーカイブ化したメールを主に表示させたい場合は、演算子である「-in:inbox -in:trash -in:spam」を検索ボックスに入力すると便利です。

-(ハイフン)は除外キーワードを指定する記号で、受信トレイ(in:inbox)、ゴミ箱(in:trash)、迷惑メール(in:spam)を除外しています。

アーカイブ化したメールを元に戻す方法

アーカイブ化したメールを元に戻して受信トレイに表示させることもできます。

iPhone/Androidの場合

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iPhone版の画面

複数のメールを戻したいときは、「すべてのメール」などのメール一覧画面で、元に戻したいメールを長押しして選択して、メニューボタン[](Androidはメニューボタン[])から[受信トレイに移動]を押してください。

Gmail「アーカイブ機能」の使い方──非表示・復活・解除まで(iPhone/Android/PC)

1件ずつ元に戻すこともできます。その場合は、個別にメールを開いてメニューボタン[](Androidはメニューボタン[])から[受信トレイに移動]を押します。これで受信トレイにメールを復活させることができます。

PCの場合

PCでは、画面上部に「受信トレイに移動」のアイコンが表示されるので、そのアイコンを押せば、受信トレイにメールを移すことができます。

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「受信トレイに移動」のアイコンをタップ

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個別メールの場合も同様に「受信トレイに移動」のアイコンをタップ

アーカイブ化したメールでも、相手から新たに返信があった場合は、アーカイブが解除されて通常のメールと同じように受信トレイにメールが届くので、安心です。役目を終えたメールをどんどんアーカイブ化して、受信トレイに届くメールを見やすくしておくと、作業効率はアップするでしょう。

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EDITED BY CK