Gmail「アーカイブ機能」の使い方──非表示・復活・解除まで(iPhone/Android/PC)

2016-08-08 20:45

Gmail アーカイブ機能

Googleが提供するメールサービス「Gmail」。PCはもちろん、AndroidスマホでもiPhoneでも快適に利用できて、多くのユーザーが日常的にアクセスしているサービス(アプリ)でもあります。Gmailにある様々な機能のなかで、今回はアーカイブについて解説したいと思います。

アーカイブとは

自動振り分け設定でフィルタを作成し、受信トレイをスキップしたり、迷惑メールにしたりするなどの設定をおこなわない限り、Gmailの受信トレイには受信したメールが表示されます(受信トレイのなかでメインやソーシャル、プロモーションなどにメールが分類された場合は、いずれかのタブで確認することができます)。

メールを削除すると後で必要になったときに困るけれど、受信したメールを整理したい、読み終えたメールは受信トレイの一覧では非表示にしたい。そんなときに役立つのが、アーカイブ機能です。

アーカイブでメールを非表示にする方法

アーカイブのやり方は簡単です。iPhoneの場合は、メールの一覧画面で左にスワイプすると「アーカイブ」と表示された赤いボタンが出現するので、それをタップすれば完了です。Androidスマホの場合は、左右どちらかにスワイプするだけでアーカイブ化できます。

Gmail アーカイブとは

左:iPhone版、右:Android版

メールの一覧画面でチェックボックス(Android版はアイコン)をタップして、画面上にあるアーカイブのボタンを押すことで、アーカイブ化することも可能です。そのほか、個別にメールを開き、画面上部にあるアーカイブのボタンをタップする方法もあります。

Gmail アーカイブとは

アーカイブのボタンをタップすれば完了(iPhone版)

Gmail アーカイブとは

Android版も操作は同じ

PCの場合も同様に、メールの一覧画面でチェックボックスをマークしてアーカイブのボタンを押すか、個別にメールを開いてアーカイブのボタンを押すとアーカイブが可能です。

Gmail アーカイブ 使い方

Webブラウザ版で、アーカイブ化するメールを選択した状態

Gmail アーカイブ 使い方

個別のメールでは、アーカイブのボタンを押せば完了

アーカイブで消えたメールを表示させる方法

アーカイブ化したメールは受信トレイの表示から消えますが、削除とは違ってGmailから消されることはありません。検索すれば、アーカイブ化したメールを見つけることができます。

また、「すべてのメール」を開くと、アーカイブしていないメールと一緒にアーカイブ化したメールも表示されます。

Gmail アーカイブ アプリ

左:iPhone版、右:Android版

アーカイブ化したメールを主に表示させたい場合は、演算子である「-in:inbox -in:trash -in:spam」を検索ボックスに入力すると便利です。

-(ハイフン)は除外キーワードを指定する記号で、受信トレイ(in:inbox)、ゴミ箱(in:trash)、迷惑メール(in:spam)を除外しています。

Gmail アーカイブ 検索

アーカイブ化したメールを元に戻す方法

アーカイブ化したメールを元に戻して受信トレイに表示させたい場合は、「すべてのメール」などのメール一覧画面でチェックボックスをマークして「受信トレイに移動」を押すか、個別にメールを開いて「受信トレイに移動」を押せば、受信トレイにメールを復活させることができます。

iPhoneでは、「受信トレイに移動」と表示されたボタンが見やすい位置にあります。

Gmail アーカイブ アプリ

iPhone版の画面

Androidスマホでは、画面右上のボタンを押してメニューを表示させたうえで、[受信トレイに移動]を選択する必要があります。

Gmail アーカイブ アプリ

Android版の画面

Gmail アーカイブ アプリ

個別のメールから受信トレイに戻すには、メニューを開いて操作(Android版)

PCでは、画面上部にボタンが表示されるので、そのボタンを押せば、受信トレイにメールを移すことができます。

Gmail アーカイブ アプリ

[受信トレイに移動]をタップ

Gmail アーカイブ アプリ

個別メールの場合も同様に[受信トレイに移動]をタップ

アーカイブ化したメールでも、相手から新たに返信があった場合は、アーカイブが解除されて通常のメールと同じように受信トレイにメールが届くので、安心です。役目を終えたメールをどんどんアーカイブ化して、受信トレイに届くメールを見やすくしておくと、作業効率はアップするでしょう。

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