Gmailの受信メールを振り分ける方法—iPhone・Androidスマホの設定からラベルとフィルタを活用する手順まで

2017-06-21 19:44

Gmailの受信メールを振り分ける方法—iPhone・Androidスマホの設定からラベルとフィルタを活用する手順まで

プライベートや仕事、サイトの登録など、そのメールアドレスを使う場面が増えれば増えるほど、届くメールも増えて管理は大変になります。

送信者や重要度といった特性ごとに分けて管理したいところですが、Gmailには一般的なメールソフトにある「フォルダ」機能がありません。受信トレイに大量のメールが溜まり、目的のメールを探すのに手間取った経験がある人も少なくないでしょう。

そんなときにオススメなのが、Gmailの自動振り分け設定。フォルダ分けと同様のことを自動でおこなうことができます。

そこで今回は、ラベルとフィルタを活用したこの「自動振り分け機能」をスマホから設定する方法について解説します。iPhoneでもAndroidでも同じ手順で行えるので、ぜひ参考にしてください。

受信メールを振り分ける

デスクトップ表示に切り替える

スマホからラベルを設定するには、Gmailのデスクトップ表示を利用する必要があります。まずは、スマホのブラウザからGmailを開き、左上の[メニューボタン]をタップします。

Gmail 振り分け

SafariやChromeなどのブラウザアプリでGmailのページを開く。

メニューを一番下までスクロールすると、メールアドレスの下に表示方法の選択肢があるので、[デスクトップ]を選びます。

Gmail 振り分け

画面下部に表示を切り替えるリンクがある。

すると、Webと似た表示に切り替わります。これが「デスクトップ表示」です。Webの簡易版ではありますが、この表示方法なら、モバイル表示ではできなかった多くの設定ができるようになります。

Gmail 振り分け

拡大表示することは可能。

※「デスクトップ表示」には「簡易HTML」と「詳細」の2種類の表示方法があります。「簡易HTML」とモバイル標準の切り替えは容易なのに対し、「詳細」とモバイル標準の切り替えはアカウント設定から手続きする必要があり面倒なので、「簡易HTML」での設定方法を中心に解説します。

新しいラベルを作成する

画面左のメニューある[ラベルを編集]をタップすると、ラベル作成画面が開きます。

ラベルにつける名前を入力後、[作成]のタップで新しいラベルができます。

Gmail 振り分け

用途に応じた名称だと把握しやすい。

Gmailアプリで確認すると、ラベルに「取引先」が追加されています。

Gmail 振り分け

アプリにはすぐ反映される。

フィルタでメールを振り分ける

続いて、フィルタを使って新しいラベル「取引先」にメールを振り分ける設定をします。

先ほどのデスクトップ表示で、右上の[フィルタを作成]をタップし、フィルタ作成画面を開きます。ここで「From」の欄にラベルをつけたい(振り分けたい)メールアドレスを入力し、[次のステップ]をタップします。

Gmail 振り分け

小さい文字でのリンクが並んでいるので、[フィルタを作成]をタップするのは少し大変。

その後、指定した条件に当てはまるメールの処理を選択します。「ラベルを付ける」にチェックを付けてラベルの種類(ここでは「取引先」)を選んだら、[フィルタを作成]をタップ。これで設定は完了です。

Gmail 振り分けGmail 振り分け

ラベルの数を増やすと、複数の候補の中から選択できるようになる。

振り分け設定したアドレスからメールを受信すると、受信トレイと設定したラベル(ここでは「取引先」)にメールが届きます。

受信トレイを探し回ることなく、特定のメールをすぐに参照できます。

Gmail 振り分けGmail 振り分け

ラベルをチェックすることで、メールの見落としリスクを軽減できる。

受信トレイをスキップする(アーカイブする)

「受信トレイにあると邪魔だけど、消したくはない」というメールを整理するのに便利なのがアーカイブです。受信したあとに手動でもアーカイブにできますが、フィルタを使えば届いたメールを自動的にアーカイブ化することができます。

まずはフィルタ作成画面を開き、「From」にアーカイブ化したいメールアドレスを入力。

Gmail 振り分け

入力後、「次のステップ」をタップ。

次の画面で、「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを付けて[フィルタを作成]をタップします。

Gmail 振り分け

これで設定完了。

このフィルタを作ると、指定したアドレスからのメールは、受信トレイには表示されません。「すべてのメール」を開くとメールを確認することができます。

Gmail 振り分けGmail 振り分け

アーカイブ化したメールは「すべてのメール」で確認可能。

「すべてのメール」はその名の通りすべてのメールが表示されるため、検索性は高くありません。

より検索性を高くするためには、フィルタ作成時に「ラベルを付ける」にチェックを入れて、ラベルを選択します。ここでは、「その他のメール」というラベルを選択しました。

Gmail 振り分け

振り分けたいラベルを選択する。

これで、受信メールは受信トレイをスキップして指定したラベル(ここでは「その他のメール」)にのみ振り分けられます。

Gmail 振り分けGmail 振り分け

受信トレイには表示されない。

1つのラベルに複数のアドレスを振り分ける

先ほどは1つのラベルに1つの送信者からのメールを振り分けましたが、同様の手順で複数フィルタを作れば、1つのラベルに複数のアドレスを振り分けることができます。

下の画像は、送信者を指定して「取引先」のラベルを付けるフィルタを2つ作ったところです。

Gmail 振り分け

「設定>フィルタ」で確認できる。

Gmailアプリから受信メールを確認すると、「取引先」のラベルにはフィルタで指定した2件のメールのみ振り分けられています。この機能とアーカイブを組み合わせれば、いわゆるフォルダ分けと同じことがGmailでもできるようになるというわけです。

Gmail 振り分けGmail 振り分け

2つの送信先からのメールが受信トレイをスキップしてラベルに集まる。

不要なメールを自動で削除する

読まないメルマガなどは受信トレイにあると邪魔だけれど、いちいち削除するのも面倒なもの。そんなとき、フィルタを使えば不要なメールを自動的に削除できます。

まずはフィルタ作成画面で、自動削除したいメールの条件を設定します。タイトルやキーワードでもかまいませんが、メールアドレスが確実です。

Gmail 振り分け

入力後は[次のステップ]をタップ。

次の画面では「削除する」をチェックします。[フィルタを作成]をタップすれば設定完了です。

Gmail 振り分け

他の項目にはチェックを付けない。

削除の設定をしたメールアドレスからのメールを受信しても、受信トレイには反映されずにゴミ箱に入るので、受信トレイをすっきり使えるようになります。

Gmail 振り分けGmail 振り分けGmail 振り分け

Android版アプリの画面。受信トレイをスキップしてメールはゴミ箱に。

ラベルとフィルタを使いこなせば、Gmailは今よりずっと使い勝手がよくなります。Gmailの機能に物足りなさを感じていた人にオススメです。

Gmailでラベルを活用する方法──iPhone・Androidスマホの設定から編集・整理・並び替えまで